سیده سحر حبیبی _ خبر جنوب فارس
سازمان های اداری به اقتضای هدفی که دارند و وظایفی که ملزم به انجام آن هستند بذل مجاهدت و ابراز فعالیت می نمایند. حاصل کوشش و فعالیت آنها به صورت اوراق و اسنادی در می آیـد کـه مجموعه آن پرونده و سابقه موضوع مربوط را تشکیل می دهد این مکاتبات و اسناد که به طور مستمر و متوالی بوجود می آیند چگونگی اقدامات و نحوه انجام عمل هر مورد و موضوع را شامل میشوند. در این صورت اسناد ذی قیمت و ارزنده ای هستند که با صرف وقت و پرداخت هزینه های مادی و کوششهای انسانی به دست آمده اند بنابراین ضرورت دارد که با علاقه مندی و برمبنای علمی، آن ها را طبقه بندی و تنظیم و بالاخره حفظ و نگهداری نمود.
سیدهسحر حبیبی _ خبر جنوب فارس سازمان های اداری به اقتضای هدفی که دارند و وظایفی که ملزم به انجام آن هستند بذل مجاهدت و ابراز فعالیت می نمایند. حاصل کوشش و فعالیت آنها به صورت اوراق و اسنادی در می آیـد کـه مجموعه آن پرونده و سابقه موضوع مربوط را تشکیل می دهد این مکاتبات و اسناد که به طور مستمر و متوالی بوجود می آیند چگونگی اقدامات و نحوه انجام عمل هر مورد و موضوع را شامل میشوند. در این صورت اسناد ذی قیمت و ارزنده ای هستند که با صرف وقت و پرداخت هزینه های مادی و کوششهای انسانی به دست آمده اند بنابراین ضرورت دارد که با علاقه مندی و برمبنای علمی، آن ها را طبقه بندی و تنظیم و بالاخره حفظ و نگهداری نمود.
🖋️ سیده سحر حبیبی مدیر روابط عمومی پایگاه اطلاعرسانی و تحلیل خبر جنوب فارس _ واحدهای سازمانی هر یک قسمتی از وظایف و خط مشی کلی سازمان را به عهده دارند و در رشته مربوط به خود دارای اختیارات لازم بوده و به ا انجام وظائف خود بصیر و مطلع می باشند، بنابراین منشأ ایجاد تولید نامه های صادره فعالیت و عملیات کارکنان سازمان است. که منفرداً و مجتمعاً تبدیل به اسناد و اوراق و نامه ها می گردند و نامه های صادره را بوجود می آورند. نامه های صادره منعکس کننده فعالیتهای صورت گرفته است که اگر به درستی تنظیم و ارسال نگردد روند اجرایی امور را دچار اخلال می کند.
شناخت نامه های اداری
«هر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله ارتباط در داخل و خارج سازمان مورد استفاده قرار گیرد یک نامه ی اداری محسوب می شود .
ویژگی ها و مشخصاتی که نامه های اداری را از سایر نامه ها متمایز میسازد عبارتند از : داشتن شماره، تاریخ، عنوان گیرنده، موضوع، نام و عنوان امضا کننده نامه و امضای وی رونوشت تهیه و نگارش نامه باید بر روی کاغذهای اداری و مطابق ضوابط نامه نگاری باشد که در ادامه توضیح داده خواهد شد.
تعریف مکاتبات اداری
به مجموعه ی مبادلات مکتوب اداری در شکلهای مختلف مکاتبات اداری میگویند در تعریف دیگر، «به کلیه ی مکاتباتی گفته می شود که در اداره ها و سازمانهای دولتی و شرکتهای خصوصی نوشته و رد و بدل می شود.» گونه های مختلف مکاتبات اداری شامل نامه حکم بخش نامه دستور العمل صورتجلسه ،آگهی اطلاعیه، احکام اداری، اسناد و نوشته های حقوقی میباشد.
انواع نامه ها:
به طور کلی نامه ها را به دو دسته ی نامه های رسمی و غیر رسمی تقسیم میکنند.
نامه های غیر رسمی
این نامه ها معمولاً میان دوستان و بستگان رد و بدل میشود و بیشتر حاوی مسایل شخصی و دوستانه و خانوادگی است اساسی ترین ویژگی این نامه ها آن است که تقلیدی و کلیشه ای نبوده و لحن آن خودمانی است.
نویسنده ی نامه های شخصی حقیقی است.
در این گونه نامه ها حجم نامه به نوع ارتباط نویسنده با گیرنده نامه بستگی دارد به ایـــن معنی که اگر به عنوان مثال برای دوست صمیمی دوران کودکی خود نامه ای می نویسیم حق لازم است حجم : نامه را قدری طولانی تر کنیم در غیر این صورت شاید خلاف ادب رفتار کرده باشیم و در صورتی که خطاب نامه دوستانه ی معلم یا استاد مان باشد باید حجم نامه را تا حد امکان کوتاه تر در نظر بگیریم تا این که کمتر مصدع اوقات ایشان گردیم و خلاف ادب خواهد بود اگر غیر از این باشد.
نامه های رسمی
این گونه نامه ها به طور رسمی و با آداب خاص نوشته میشوند نامه های رسمی از سوی افراد، سازمانها و نهادها و مؤسسات دولتی و خصوصی و یا بالعکس، نوشته شده و مبادله می شوند و معمولاً از الگوهایی یکسان و اصطلاحات خاص استفاده میشود لحن نویسنده رسمی و جدی است و مقصود با صراحت و روشنی بیان میشوند.
نکته نامه های اداری وقتی در یک اداره وارد و در دفترهای اداری ثبت میشوند رسمی تلقی میشوند. بنابراین انواع مکاتبات رسمی اعم از بخش نامه آیین نامه حکم صورتجلسه دستور العمل ،گزارش اساس نامه، صورتحساب ها و یا حتی مناقصه مزایده، تبریک و تسلیت و به محض ثبت در دفاتر اداری رسمی تلقی میشود نویسنده نامه های اداری شخصی یا حقوقی میباشد.
تمامی مکاتبات در دبیرخانه ثبت و بایگانی میشوند و از لحاظ ارزش و اعتبار جزو اسناد دولتی محسوب میشوند و در مواردی نیز از اعتبار حقوقی برخوردار بوده و قابل استناد هستند این مکاتبات به اعتبار مکان نگارش و عرضه و اجرای آن که در مؤسسات است اداری و به اعتبار ثبت و ضبط در دفاتر اداری رسمی» نامیده می شوند.
نامه های درون سازمانی
کلیه مکاتبات و مراسلاتی است که در داخل یک اداره و یا یک سازمان و بین واحدهای مختلف آن انجام می شود. این نامه ها ممکن است بین دو واحد هم سطح و یا از سطح بالا به پائین و بالعکس انجام گیرد نامه هایی که از سطوح بالاتر به سطوح پایین تر ارسال می گردد اغلب به شکل دستورالعمل، ابلاغ، بخش نامـه و پــی نـوشـت. مأموریت، تشویق نامه ها و توبیخهای اداری است.
نامه هایی که از سطوح پائین تر به سطوح بالاتر ارسال میشود یا در پاسخ بـه مقـام بالاتر است که شکل گزارش ارائه میشود و یا در خواست انجام کار که در این صورت باید به صورت مستدل و همراه با مدارک کافی ارائه شود.
انواع نامه از لحاظ محتوا:
نامه های اداری از دیدگاه ماهیت کار
الف : نامه های خبری ب نامه های بازدارنده پ نامه های دستوری و درخواستی ت نامه های هماهنگی. الف: نامه های خبری به وسیله این گونه نامه ها، نتیجه کار به سازمان یا شخص ذی ربط اطلاع داده می شود. یا ممکن است آغاز یا پایان یک کار را به اطلاع گیرنده نامه و یا ارباب رجوع برساند.
ب: نامه های بازدارنده به نامه هایی اطلاق میشود که از انجام یا متن کار و یا بروز حادثه ای جلوگیری به عمل آورد. این گونه نامه ها اقداماتی را که از طریق سازمان یا افراد آغاز شده و یا در حال شکل گرفتن است، به طور موقت و یا دائـــم متوقف کند.
پ: نامه های دستوری و درخواستی این نامه ها که بیشتر نامه های اداری را شامل میشوند دستور یا درخواست انجام گرفتن کاری است که ممکن است از سازمان یا فردی خواسته شود یا نتیجه کار از آنها سئوال گردد.
ت: نامه های هماهنگی: این گونه نامه ها برای هماهنگی بین واحدهای مختلف سازمان تهیه میشود و ممکن است در مواردی بین دو یا چند موسسه یا وزارتخانه ایجاد هماهنگی کند مانند بسیاری از بخشنامه های اداری.
نامه های عادی و غیر عادی از حیث در جه ی امنیتی نامه ها را به دو گروه عادی و غیر عادی تقسیم میکنند. نامه های غیر عادی نسبت به نامه های عادی از درجه اهمیت بالاتری برخوردارند و معمولاً مهرهای مستقیم – محرمانه مستقیم – سری/ مستقیم – خیلی محرمانه یا غیر مستقیم – محرمانه با جوهر سرخ رنگ برروی پاکت و نامه خورده میشود این گونه نامه ها میان مراکز تصمیم گیری بالا و مراکز نظامی و وزرات اطلاعات رد و بدل میشوند. البته این گونه نامه ها با عناوین دیگری نیز شناخته می شوند از قبیل عادی محرمانه خیلی محرمانه سری به کلی سری و از این قبیل.
انواع نامه های اداری به اعتباری دیگر:
۱- نامه های رسیده : آن دسته از نامه هایی که به درون ارگان یا سازمانی وارد می.شود که عادتاً به اشتباه نامه های واصله خوانده می شوند.
۲-نامه های فرستاده : آن دسته از نامه هایی که به بیرون از ارگان یا سازمان ارسال می.شود. که عادتاً به اشتباه نامه های صادره خوانده می شوند.
لازم به یادآوری است که دفتری به نام دفتر اندیکاتور وجود دارد که مخصوص ثبت کلیه مکاتبات نامه های رسیده و فرستاده میباشد و البته با اجرای اتوماسیون اداری در حال حاضر نیازی به این دفتر احساس نمی شود.
بخشهای یک نامه اداری :
هر نامه اداری از پنج بخش تشکیل می شود:
الف سرلوحه
ب عناوین گیرنده و فرستنده و موضوع
پ متن نامه
ت امضا و مشخصات امضا کننده
ث: گیرندگان رونوشت
الف: سرلوحه
شامل نام خداوند که مرسوم شده است به جای آن از عبارت « باسمه تعالی» استفاده می شود. لازم استدر حد امکان از به کار بردن اسم جلاله خودداری شود چرا که ممکن است در شرایطی خلاف اعتقادات دینی و و فرهنگی ما به ایــن نــام هتک حرمت گردد . ضمناً املای درست عبارت «باسمه تعالی» نیز به همین صورت است و بعضاً به صورت «بسمه تعالی» نوشته می شود که مورد قبول برخی نویسندگان قرار نمی گیرد.
نام وزارت خانه در وسط نامه و مستقیماً نام اداره کل و سپس نامه اداره مورد نظر درست در زیر نام وزارت خانه ذکر تاریخ، شماره پیوست به ترتیب زیر هم و در بالای نامه سمت چپ هر یک از موارد این بخش با دو نقطه از شماره ها و یا توضیحات جدا می شود.
ب: عنوان گیرنده نامه:
منظور از گیرنده یا مخاطب نامه عبارت از شخص مقام سازمانی سازمان یا واحد سازمانی که نامه به آن خطاب می شود.
امضای نامه نشان دهنده عنوان فرستنده نامه است بنابراین نیازی به ذکر عنوان فرستنده در ابتدای نامه نیست اما مطابق روش نامه نگاری ارتش بعضاً برخی دستگاهها گیرنده نامه را با کلمه «به» و فرستنده نامه را با کلمه «از» در ابتدای نامه سمت راست مشخص میکنند و مطابق این روش اگر نامه از مقام بالا به مقام ایین نوشته شود به شکل:
ماشاالله
دمت گرم